Выдача займа сотруднику в программе 1с 8.3 ЗУП: внесение договора в бухгалтерскую базу, обязанности работодателя
Каждый человек может оказаться в ситуации, когда ему требуется срочная финансовая помощь. Иногда сложную проблему сотруднику помогает решить компания, в которой он работает. Это не только мотивирует человека на качественную работу с полной отдачей, но также позволяет сэкономить средства. Займы, предоставляемые своим сотрудникам работодателями, чаще всего беспроцентные или имеют символическую процентную ставку. Процедура отражения операции по выдаче займа сотрудника в программе 1с 8.3 ЗУП проходит в несколько этапов.
Содержание
Особенности выдачи займа сотруднику
Долг по займу погашается путем удержания из зарплаты, что также очень удобно. Для таких займов нет необходимости собирать огромный пакет документов, так как все необходимые данные имеются в кадровой службе.
Работодатель, выдавая займ, показывает свое лояльное отношение к сотруднику. Перед бухгалтерией встаёт задача правильного отображения хозяйственной операции в учете.
Действия по выдаче займа проходят определённый алгоритм. Программа 1-с позволяет бухгалтеру правильно вести учет займов, затрачивая на это минимум времени. С
При выдаче займа сотруднику нужно помнить о таких правилах:
- Законодательные нормы, дающие право компании выдавать кредиты своим сотрудникам, изложены в Гражданском Кодексе. При возникновении споров и конфликтов по заключенному договору следует пользоваться нормами не трудового, а гражданского законодательства.
- Займ выдается на основе письменного заявления сотрудника. Причина для выдачи денег должна быть весомой (покупка жилья, болезнь, учеба детей и другое). Работодатель вправе требовать от сотрудника его кредитную историю, чтобы оценить финансовое состояние и возможности погашения долга.
- Договор оформляется обязательно в письменной форме, независимо от его суммы, так как одной стороной сделки выступает юридическое лицо.
- Выдача беспроцентного кредита обязательно отражается в тексте договора. Если этого не сделать, бухгалтерская служба обязана доначислять проценты по ставке, в основу которой будет положен размер ключевой ставки ЦБ РФ, действовавший на момент подписания финансового документа.
- От беспроцентного займа или кредита с символической процентной ставкой сотрудник получает налоговые последствия в виде материальной выгоды. Работодатель, как налоговый агент, обязан начислить и удержать НДФЛ с материальной выгоды.
- Увольнение сотрудника не прекращает отношений сторон по договору.
Для правильного отражения факта выдачи займа в бухгалтерской базе в договоре должны быть четко прописаны все ключевые моменты:
- сумма договора;
- срок действия;
- порядок выдачи и погашения средств;
- размер процентной ставки (или ее отсутствие);
- штрафные санкции, которые будет применены к заемщику в случае задержки возврата долга;
- возможность пролонгации или изменения условий в тексте договора.
Настройка программы
Прежде чем приступить к учету выданных кредитов в бухгалтерской базе, необходимо обновить настройки программы 1С.
Перед началом процедуры следует выбрать предприятие, которое выдало кредит, а затем обновить настройки. Для этого открывается вкладка «Настройки», выбирается пункт «Расчеты зарплаты» и нажимается вкладка «Выдаются займы сотрудникам».
После этого компьютер получает нужную информацию и при начислении и выплате зарплаты сотруднику, получившему кредит, операции по обслуживанию долга будут выполняться автоматически.
Внесение договора в бухгалтерскую базу
Информация о договорах займах, выданных сотрудникам, собирается в разделе «Зарплата», подраздел «Займы сотрудникам».
Вначале бухгалтер проводит регистрацию выданного займа, взяв за основу данные подписанного договора. Данные вводятся блоками:
- Условия займа. В нем прописывается сумма, срок (в месяцах), процентная ставка. Отдельно прописывается порядок выдачи денег, так как может выдаваться единовременно (работник получает сразу всю сумму) или частями (заем выдается помесячно, поквартально).
- Порядок погашения. Практика погашения долга предлагает четыре способа оплаты. Соответствующая отметка делается в бухгалтерской базе. Если кредит выдан под проценты, в этом же блоке указывается выбранный способ оплаты процентов.
- Материальная выгода по займу, облагаемая НДФЛ. Как только программа получит информацию о выданном кредите сотруднику, она автоматически активирует вкладку «Материальная выгода, облагаемая НДФЛ». Если кредит имеет целевой характер и целью его получения является статья, дающая право на получение льгот по налогообложению (например, строительство жилья), бухгалтер должен снять флажок с этого блока.
- Отсрочка. Если договор предусматривает отсрочку оплаты задолженности по займу, работник бухгалтерии вносит в программу соответствующую информацию.
Есть 4 варианта оплаты:
- Дифференцированный – кредит оплачивается равными частями, а проценты переводятся за текущий месяц;
- Аннуитетный – фиксированные платежи ежемесячно;
- Только проценты – они удерживаются каждый месяц, а в конце срока оплачивается тело кредита и проценты за последний месяц действия договора.
- Только займ – ежемесячно оплачивается фиксированная часть тела долга, а проценты выплачиваются в последний месяц действия договора.
После заполнения всех данных договор можно распечатать и проверить внесение данных в бухгалтерскую базу. Для этого выбирается кнопка «Печать» и пункт «Договор займа».
Важно! Программа 1С 8.3 ЗУП позволяет также распечатать график погашения платежей для передачи его заемщику.
Выдача займа
Действие договора займа начинается после получения сотрудником денежных средств. Для проведения этой операции в бухгалтерской базе совершаются такие действия:
- На странице договора конкретному сотруднику нужно щелкнуть по вкладке «Создать на основании». В открывшемся окне выбрать пункт «Выдача» и заполнить форму, указав выданную сумму и форму выдачи (наличным или на банковский счет сотрудника».
- Чтобы документ сохранился в базе данных после заполнения формы, нужно кликнуть по кнопке с надписью «Сохранить и закрыть».
- Если выдача займа происходит несколькими траншами, то на странице для учета договора по конкретному сотруднику устанавливается флажок напротив надписи «Несколькими траншами». На экране появиться две таблицы. Первая со схемой выдачи займа, вторая – со схемой погашения.
- Сотрудник выбирает удобный для себя способ получения денежных средств: наличный или безналичный.
- Если деньги получаются в кассе, бухгалтеру необходимо сформировать документ РКО. При безналичном способе получения заемных средств формируется платежное поручение в банк.
- Вначале бухгалтер выбирает вид операции, от этого зависит правильность выбора программой счетов для бухгалтерской проводки.
- Далее заполняются поля платежного документа. Получатель средств будет сотрудник, его расчетный счет в банке подтягивается в платежку из общего справочника. Затем прописывается сумма и назначение платежа. После проверки сформированного документа его статус меняется на «Оплачено» и специалист списывает сумму с расчетного счета компании.
Погашение долга
Программа предлагает два способа проведения операций по погашению займа, выданного сотруднику:
- Ввод документа «Погашения займа сотруднику» до начисления заработной платы за месяц. Документ вводится в разделе «Зарплата» вкладка «Займы сотрудникам». Для его создания бухгалтеру необходимо ввести информацию: «Наименование компании», «ФИО сотрудника» и дату документа. Компьютер по указанному сотруднику выберет из базы все имеющиеся кредиты, а специалисту нужно будет выбрать один документ из существующих. Если договор один, программа выберет его автоматически. Затем вручную нужно указать в соответствующей графе сумму к погашению. Программа сравнит ее с графиком погашения платежей по долгу, начислит проценты и НДФЛ с материальной выгоды.
- Расчет удержаний при начислении заработной платы. При этом способе не требуется создавать отдельный документ, все расчеты выполняются в разделе «Зарплата» во вкладке «Начисление зарплаты и взносов». После открытия вкладки «Займы» на экране монитора появятся расчеты ежемесячного платежа, процентов по кредиту, материальной выгоды и подоходного налога.
Внесение изменений в договор
По инициативе заемщика в договор могут быть внесены изменения, которые следует указать в бухгалтерской базе. Для этого нужно открыть карточку договора и создать документ «Изменение условий по договору займа сотруднику». В новом документе корректируется пункты договора, которые были изменены по желанию сторон.
Важно! После того как документ будет проведен и сохранен, все расчеты по договору в бухгалтерской базе будут проходить по новым условиям.
Отчеты
Разработчиками программы 1С 8.3 ЗУП предусмотрена возможность формирования и распечатки отчетов по договору с конкретным сотрудником.
Отчеты формируются как из документа «Договоры займа сотруднику», так и из раздела «Заработная плата».
Отчеты из документа «Договор займа сотруднику»:
- Договор займа;
- График погашения (без учета изменений, внесенных в договор);
- Погашение долга;
- Карточка учета договора.
Отчеты из раздела «Заработная плата»:
- Все погашения;
- Проценты начисленные и уплаченные;
- Помесячный остаток по кредиту.
Обязанности работодателя
Работодатель как налоговый агент обязан начислить НДФЛ и перечислять его в бюджет. С сотрудника, оформившего договор, НДФЛ удерживается по двум ставкам:
- 13% с зарплаты и процентного кредита;
- 35% с полученной материальной выгоды, если займ беспроцентный или выдан под минимальный процент.
Программа 1С 8.3 ЗУП самостоятельно производит все нужные расчеты без помощи оператора. Однако периодически рекомендуется проводить сверку во избежание ошибок. Для этого нужно распечатать оборотную ведомость по 70 счету. В ней все начисления и погашения по долгу будут отображены в хронологическом порядке, что сделает процесс проведения сверки комфортным и быстрым.
- Как активировать карту Уралсиб банка - 15.05.2023
- Как получить карту МИР от Тинькофф - 15.05.2023
- Как получить карту моментум от Сбербанка в 2023 году - 15.05.2023
